Smart working per le aziende: vantaggi e obiettivi

Con la pandemia, molte aziende hanno incrementato il ricorso – dove possibile – al lavoro a distanza (in genere da casa) per alcune figure di collaboratori.

Molto spesso si trattava di “telelavoro”, una modalità che non va confusa con lo “smart working”. Quest’ultimo è un sistema nuovo di operare, prima poco praticato nelle nostre realtà imprenditoriali, ma che in poco tempo ha coinvolto il 30% degli italiani, e che sarà anche in futuro uno dei cambiamenti stabili prodotti dal Covid-19. Per questo le imprese dovranno essere in grado di conoscere bene e di governare tale fenomeno, trasformandolo da risposta all’emergenza a una forma regolarizzata. Proprio per comprendere questa evoluzione, il Cesar ha promosso un webinar, ospite Luca Marangon.

Inserito nel programma “Il futuro del lavoro femminile” finanziato con Fondi FSE l’incontro aveva l’obiettivo di spiegare in quale modo lo “smart working” abbia cambiato lo scenario del mondo aziendale. L’esperto ha subito fatto una doverosa distinzione tra “telelavoro” e “smart working”, perché spesso i due termini vengono confusi. Il relatore ha appunto spiegato che quello svolto di recente da molti italiani non era “smart working” ma “telelavoro”, che ha un orario preciso e avviene in un luogo dedicato. Al contrario, lo “smart working” non tiene conto delle dimensioni di “tempo e luogo” (negli Stati Uniti non a caso lo chiamano “home working”) ma procede solo per obiettivi: quindi, sono fondamentali solo i tempi di consegna del lavoro. Perciò, che esso venga svolto di sera, di mattina, al mare o da casa, non fa differenza.

I passi da compiere

Se si ragiona per obiettivi, l’azienda deve aver ben chiaro quali siano i suoi; poi vanno definiti i processi aziendali, seguono l’individuazione dei ruoli (con relative competenze), la creazione di gruppi di lavoro e adeguati strumenti di controllo. All’apparenza, ha spiegato Marangon, sembra tutto semplice, ma quando si entra in azienda così facile non è. La necessità di chiarezza nella “filiera” di lavoro invece è quanto mai necessaria per far funzionare lo “smart working”, nel senso di saper facilitare il processo che porta all’obiettivo.
Altra cosa importante, ha ricordato l’esperto, sono gli strumenti adatti: il che vuol dire una tecnologia adeguata a supporto dell’azienda e del lavoratore, nonché competenze adeguate nell’utilizzo dei mezzi, per meglio sfruttarne tutte le possibilità. 

Una volta messi tutti nelle condizioni di essere operativi, non essendoci più la presenza quotidiana vanno ri-mappati i processi interni all’azienda, così come i flussi di informazione. In questa fase, ha aggiunto Marangon, è molto utile rivedere e meglio strutturare l’organigramma, per capire “chi fa cosa” e il conseguente flusso di lavoro, al fine di evitare perdite di tempo.
Entrando nell’operatività, per favorire lo “smart working” è molto utile un “word processor” abbinato al “cloud”, che permette a tutti di lavorare sullo stesso documento evitando e-mail, risposte, contro-risposte, chiamate per capire chi ha cambiato cosa. Per visualizzare il processo di lavoro e monitorare lo stato di avanzamento, invece, è d’aiuto il “kanban” digitale, una “insegna” che riporta i vari step e permette a tutti di essere costantemente aggiornati e avere una tempistica del lavoro da processare. Naturalmente, tutto questo funziona meglio con il “cloud”, che permette di condividere tutto con tutti. Non va dimenticato però – ha precisato il relatore – che alla base dev’esserci fiducia reciproca e un buon controllo del processo: quindi regole e procedure chiare e da rivedere, se necessario, proprio in un’ottica di “smart working”.

Vantaggi per l’azienda

Ma quali sono i vantaggi per un’azienda che adotta lo “smart working”? Innanzitutto, migliorare il benessere del lavoratore, permettendogli di conciliare meglio i tempi di vita e di lavoro (soprattutto per le lavoratrici), ridurre gli spostamenti casa-ufficio (quindi meno spese di benzina e, in ottica collettiva, meno auto in strada), favorire un “ben essere” generale (banalmente: fare un pasto caldo è meglio di uno spuntino consumato sul desk in ufficio). Non solo. Non essendo più la distanza casa-ufficio una discriminante per accettare un impiego, ha evidenziato Marangon, ciò permette all’azienda di ampliare il proprio bacino nella ricerca di collaboratori e, quindi, poter scegliere i profili migliori, o che meglio si adattano alle esigenze produttive.
Come appena osservato, anche il lavoratore trae vantaggi dello “smart working” ma il passaggio, com’è accaduto a marzo nel primo lockdown in particolare, non può essere dato per scontato. Così come non sono dati per scontati gli strumenti, anche le competenze e la formazione dei lavoratori non lo sono. Quindi, i lavoratori e i collaboratori vanno messi nelle condizioni di svolgere al meglio il loro lavoro per raggiungere gli obiettivi individuati.
E il rapporto umano, domanda che tutti si sono fatti in questi mesi? Lo “smart working” non esclude momenti di presenza a scadenze fisse, o incontri su piattaforme dedicate per uno scambio di pareri, di informazioni e di qualche battuta. Anche questi sono aspetti che vanno stimolati, perché con loro passa una comunicazione non verbale molto utile per capire difficoltà, scontenti, tensioni, elementi che non si possono “leggere” in un testo scritto. E, a proposito, un suggerimento: quando scrivete in “smart working”, attenti al “tono” che usate: può essere frainteso, e non vi si può porre rimedio andando dal collega nell’ufficio accanto…